DMS im Projektkontext nutzen

DMS steht für Dokumentenmanagement im Umfeld von Rillsoft Integration Server. Es ermöglicht, projektrelevante Dokumente zentral, rechtegesteuert und nachvollziehbar abzulegen.

DMS im Rillsoft Integration Server

Wann DMS sinnvoll ist

DMS ist sinnvoll, wenn:

  • Projektunterlagen zentral zugänglich sein müssen

  • mehrere Rollen mit denselben Dokumenten arbeiten

  • Dokumente projekt- oder verzeichnisbezogen organisiert werden sollen

  • Zugriff über Rechte gesteuert werden muss

  • Angebote, Zeichnungen, Statusberichte oder Freigaben projektbezogen abgelegt werden

Typische Dokumentarten

  • Projektauftrag

  • Angebote und Verträge

  • technische Zeichnungen

  • Statusberichte

  • Besprechungsprotokolle

  • Freigabedokumente

  • Import- und Exportdateien

Einführungsprinzip

  1. Dokumentenstruktur an Projekt- oder Verzeichnisstruktur ausrichten.

  2. Rechte über Benutzer- und Verzeichnisrollen klären.

  3. Verantwortliche für Pflege, Freigabe und Archivierung benennen.

  4. Namensregeln für Dokumente festlegen.

  5. DMS nicht als allgemeine Dateiablage verwenden, sondern projektbezogen führen.

DMS-Struktur für projektbezogene Dokumente

DMS und Projektsteuerung

DMS wird besonders wertvoll, wenn Dokumente mit Entscheidungen verbunden sind:

DMS im Projektkontext von Rillsoft Project

  • Basisplanfreigabe

  • Statusbericht

  • Portfolioentscheidung

  • Änderungsfreigabe

  • Ressourcenentscheidung

Typische Fehler

  • DMS wird ohne Rechtekonzept eingeführt.

  • Dokumente liegen doppelt lokal und auf dem Server.

  • Projektordner und DMS-Struktur passen nicht zusammen.

  • Statusberichte werden abgelegt, aber nicht mit Projektstand oder Stichtag verbunden.

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