Kapazitätsabgleich durchführen

Ziel

Sie stellen dem Ressourcenbedarf das Ressourcenangebot gegenüber und prüfen, ob die vorhandenen Arbeitskapazitäten für den geplanten Zeitraum ausreichen.

Kapazitätsabgleich: Engpass erkennen, Maßnahme wählen, Mitarbeiter zuordnen

Fachliche Einordnung

Der Kapazitätsabgleich ist der Entscheidungspunkt zwischen Ressourcenplanung und Personaleinsatzplanung.

Vor dem Kapazitätsabgleich wissen Sie:

  • welche Vorgänge geplant sind

  • welche beruflichen Qualifikationen benötigt werden

  • welcher Aufwand im Zeitraum entsteht

  • welche Mitarbeiter im Ressourcenpool gepflegt sind

  • welche Arbeitszeiten und arbeitsfreien Tage gelten

Referenzbild kapazitaetsabgleich_ressourcen_zuordnen.png

Nach dem Kapazitätsabgleich wissen Sie:

  • ob passende Kapazitäten verfügbar sind

  • welche Qualifikationen unterdeckt sind

  • wann Engpässe entstehen

  • ob Termine, Bedarf oder Ressourcenangebot angepasst werden müssen

  • welche Grundlage für die spätere Mitarbeiterzuordnung besteht

Voraussetzungen

  • Der Terminplan ist fachlich stabil.

  • Vorgängen wurden berufliche Qualifikationen zugeordnet.

  • Aufwand und Zeitraum sind plausibel gepflegt.

  • Der Ressourcenpool enthält Mitarbeiter mit passenden beruflichen Qualifikationen.

  • Arbeitszeiten, Kalender und arbeitsfreie Tage sind geprüft.

Kapazitätsansichten nutzen

Die bestehende Rillsoft-Dokumentation führt mehrere Kapazitätsansichten auf, unter anderem:

  • Kapazitätsabgleich Personal

  • Kapazitätsabgleich Personal Prozentanteil Rollen

  • Kapazitätsabgleich Personal mit zusätzlichem Gantt-Diagramm

  • Kapazitätsabgleich Personal projektspezifisch

  • Kapazitätsabgleich Personal mit zusätzlichem Ressourcendiagramm

  • Kapazitätsabgleich Maschinen

  • Kapazitätsabgleich Maschinen mit zusätzlichem Ressourcendiagramm

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal.png

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal_ressourcendiagramm.png

Für die neue Anwendungshilfe steht zunächst der Personal-Kapazitätsabgleich im Mittelpunkt.

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal_format.png

Vorgehen

  1. Öffnen Sie die passende Kapazitätsansicht über Start > Kapazitätsansichten > Personal (für Personal) oder Start > Kapazitätsansichten > Maschinen (für Maschinen).

  2. Wählen Sie den relevanten Zeitraum.

  3. Prüfen Sie den Bedarf je beruflicher Qualifikation.

  4. Prüfen Sie das verfügbare Ressourcenangebot aus dem Ressourcenpool.

  5. Vergleichen Sie Bedarf und Angebot.

  6. Markieren Sie Zeiträume mit Unterdeckung.

  7. Prüfen Sie, ob die Unterdeckung durch Arbeitszeiten, arbeitsfreie Tage, Qualifikationen oder den Terminplan verursacht wird.

  8. Entscheiden Sie über die nächste Maßnahme.

Was Sie im Kapazitätsabgleich prüfen

Prüfen Sie nicht nur einzelne Mitarbeiter, sondern zuerst die fachliche Kapazität.

Wichtige Fragen:

  • Gibt es genügend Mitarbeiter mit der benötigten beruflichen Qualifikation?

  • Sind diese Mitarbeiter im geplanten Zeitraum verfügbar?

  • Reduzieren Urlaub, Krankheit oder andere arbeitsfreie Tage die verfügbare Kapazität?

  • Gibt es Bedarfsspitzen durch mehrere parallele Vorgänge?

  • Ist der Engpass qualifikationsbedingt oder terminbedingt?

  • Ist eine Terminverschiebung fachlich möglich?

  • Muss zusätzlicher Ressourcenbedarf geklärt werden?

Mögliche Ergebnisse

Ergebnis

Bedeutung

Nächste Maßnahme

Angebot reicht aus

Die vorhandenen Arbeitskapazitäten decken den Bedarf.

Mitarbeiter in der Personaleinsatzplanung zuordnen.

Angebot reicht grundsätzlich aus, aber nicht im Zeitraum

Die Qualifikation ist vorhanden, aber zeitlich nicht verfügbar.

Termine, Arbeitszeiten oder Prioritäten prüfen.

Qualifikation fehlt

Im Ressourcenpool gibt es keinen passenden Mitarbeiter oder keine passende Rolle.

Ressourcenpool oder Bedarf prüfen.

Arbeitsfreie Tage erzeugen Engpass

Mitarbeiter wären fachlich geeignet, sind aber abwesend.

Abwesenheiten, Ersatz oder Terminverschiebung prüfen.

Bedarfsspitze erzeugt Engpass

Mehrere Vorgänge erzeugen gleichzeitig zu hohen Bedarf.

Vorgänge verschieben oder Prioritäten klären.

Engpässe klären

Wenn ein Engpass sichtbar wird, prüfen Sie die Ursache in dieser Reihenfolge:

  1. Ist der Ressourcenbedarf korrekt?

  2. Ist die berufliche Qualifikation richtig zugeordnet?

  3. Sind Aufwand und Zeitraum plausibel?

  4. Ist das Ressourcenangebot im Ressourcenpool vollständig?

  5. Sind Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen gepflegt?

  6. Sind Arbeitszeiten, Kalender und arbeitsfreie Tage korrekt?

  7. Muss der Terminplan angepasst werden?

Erst danach sollte die konkrete Mitarbeiterzuordnung erfolgen.

Abgrenzung zur Personaleinsatzplanung

Der Kapazitätsabgleich ordnet nicht automatisch die fachlich beste Person endgültig zu. Er zeigt zunächst, ob passende Arbeitskapazität vorhanden ist.

Die konkrete Zuordnung erfolgt anschließend in der Personaleinsatzplanung.

Dabei gibt es zwei Wege:

  • direkte Mitarbeiterzuordnung bei kleinen, überschaubaren Projekten

  • Zuordnung nach Kapazitätsabgleich bei qualifikationsbasierter Planung

Typische Fehler

  • Mitarbeiter werden direkt zugeordnet, obwohl erst die verfügbare Kapazität geprüft werden sollte.

  • Arbeitsfreie Tage sind nicht gepflegt.

  • Mitarbeiter besitzen keine zugeordnete berufliche Qualifikation.

  • Rollen sind zu allgemein oder uneinheitlich benannt.

  • Bedarfsspitzen werden als Personenproblem statt als Terminproblem behandelt.

  • Der Ressourcenpool ist nicht aktuell.

Ergebnis prüfen

Der Kapazitätsabgleich ist abgeschlossen, wenn Sie diese Fragen beantworten können:

  • Reicht das Ressourcenangebot für den Ressourcenbedarf aus?

  • Wo entstehen Engpässe?

  • Welche beruflichen Qualifikationen sind betroffen?

  • Welche Zeiträume sind kritisch?

  • Welche Ursache hat der Engpass?

  • Kann mit der Personaleinsatzplanung begonnen werden?

Nächste Schritte

Wenn ausreichende Kapazität vorhanden ist, ordnen Sie passende Mitarbeiter zu.

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