Planabweichungen bewerten¶

Nicht jede Abweichung erfordert eine Neuplanung. Entscheidend ist, ob die Abweichung den Projekttermin, die Ressourcenlage, die Kosten oder die Entscheidungsgrundlage für das Portfolio verändert.

Bewerten Sie Abweichungen deshalb nicht isoliert. Eine Terminabweichung kann aus fehlender Kapazität entstehen. Eine Kostenabweichung kann aus höherem Aufwand folgen. Eine Ressourcenabweichung kann den Endtermin gefährden, obwohl der einzelne Vorgang noch unkritisch wirkt.

Abweichung einordnen¶

Prüfen Sie jede wesentliche Abweichung in dieser Reihenfolge:

1. Ort der Abweichung

   Betrifft sie einen Vorgang, ein Teilprojekt, ein Projekt oder mehrere Projekte?

2. Art der Abweichung

   Geht es um Termin, Aufwand, Kosten, Rollenbedarf, Mitarbeiterzuordnung, Material oder Maschinen?

3. Auswirkung

   Verschiebt sich der kritische Weg, steigt der Aufwand, entstehen Mehrkosten oder werden Ressourcen überlastet?

4. Ursache

   Liegt die Ursache in einer falschen Planung, in geänderten Anforderungen, in fehlender Verfügbarkeit, in Rückmeldungen aus der Ausführung oder in einer Ressourcenüberlastung?

5. Entscheidungsbedarf

   Muss der Projektleiter selbst handeln, braucht es eine Ressourcenklärung oder muss PMO beziehungsweise Geschäftsführung entscheiden?

Warnungen und Projektinformationen nutzen¶

Rillsoft Project zeigt im Bereich Projektinformationen Hinweise auf Konflikte und kritische Zustände. Nutzen Sie diese Warnungen als Einstieg in die Ursachenanalyse.

Wichtige Hinweise sind:

• Verspätete Vorgänge: Vorgänge hätten zum Stichtag weiter fortgeschritten sein müssen.

• Überlastete Ressourcen: Mitarbeiter oder andere Ressourcen sind über ihre verfügbare Kapazität hinaus eingeplant.

• Ausgefallene Ressourcen: Arbeitsfreie Tage oder Abwesenheiten verhindern die geplante Bearbeitung.

• Nicht zugeordnete Ressourcen: Geplanter Rollenaufwand ist noch nicht durch konkrete Mitarbeiter abgedeckt.

• Teilweise zugeordnete Ressourcen: Der Bedarf ist nur teilweise mit verfügbaren Ressourcen besetzt.

• Projektüberblick und Portfolioüberblick: Verdichtete Sicht auf Projekt- und Portfoliozustand.

Wann neu geplant werden muss¶

Eine Neuplanung ist sinnvoll, wenn:

• der kritische Weg betroffen ist

• der Projektendtermin nicht mehr erreichbar ist

• Aufwand oder Kosten dauerhaft höher liegen als geplant

• Ressourcenengpässe nicht durch einfache Umzuordnung lösbar sind

• mehrere Vorgänge dieselbe Ursache haben

• ein genehmigter Scope- oder Terminwechsel vorliegt

Keine Neuplanung ist nötig, wenn:

• die Abweichung klein ist und innerhalb vorhandener Puffer bleibt

• die Ursache bereits behoben ist

• der Vorgang nicht kritisch ist und keine Folgetermine gefährdet

• nur eine Rückmeldung verspätet eingetragen wurde

Ressourcen als Ursache prüfen¶

Da Rillsoft Project Termine und Ressourcen gemeinsam betrachtet, sollten Sie bei Terminabweichungen immer auch die Ressourcenlage prüfen.

Prüfen Sie:

• Ist der benötigte Rollenbedarf vollständig mit Mitarbeitern abgedeckt?

• Gibt es Überlastungen im relevanten Zeitraum?

• Sind arbeitsfreie Tage, Urlaub oder Krankheit eingetragen?

• Gibt es passende Mitarbeiter mit den benötigten beruflichen Qualifikationen?

• Konkurrieren andere Projekte um dieselben Kapazitäten?

Wenn Ressourcen die Ursache sind, wechseln Sie in den Kapazitätsabgleich, bevor Sie Termine manuell verschieben.

Entscheidung vorbereiten¶

Formulieren Sie die Steuerungsentscheidung konkret:

Typische Fehler¶

• Abweichungen werden nur farblich betrachtet, aber nicht nach Ursache bewertet.

• Termine werden manuell korrigiert, ohne Verknüpfungen und Ressourcen zu prüfen.

• Ein neuer Basisplan wird gespeichert, bevor die Abweichung fachlich genehmigt ist.

• Ressourcenüberlastungen werden als Terminproblem behandelt.

• Statusberichte nennen Abweichungen, aber keine Entscheidung oder nächste Maßnahme.

Verwandte Themen¶

• Soll-Ist-Vergleich durchführen

• Statusbericht vorbereiten

• Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung

• Mitarbeiterzuordnung prüfen