Best Practices für Rillsoft Project¶
Dieser Artikel beschreibt bewährte Vorgehensweisen für vier kritische Entscheidungspunkte in der Projektplanung mit Rillsoft Project: Projektstruktur aufbauen, Ressourcenbedarf planen, Portfolio-Review vorbereiten und Basisplan richtig speichern.
Projektstruktur sauber aufbauen¶
Eine saubere Projektstruktur ist die Grundlage für zuverlässige Terminplanung, nachvollziehbaren Kapazitätsabgleich und belastbare Soll-Ist-Auswertung. Strukturfehler am Anfang erzeugen Folgefehler in jeder nachgelagerten Planungsphase.
Grundregel: Struktur vor Terminen
Klären Sie die fachliche Gliederung, bevor Sie Dauern, Termine oder Ressourcen eingeben. Ein schlecht gegliederter Plan wird durch Detailarbeit nicht besser.
Gute Projektstruktur erkennen:
Jedes Teilprojekt repräsentiert eine fachlich abgeschlossene Einheit (Phase, Gewerk, Lieferobjekt, Standort oder Abteilung).
Vorgangsnamen beschreiben ein Ergebnis oder eine abzuschließende Arbeit — nicht eine Tätigkeit ohne Ende.
Die Struktur ist für Projektleiter, Ressourcenmanager und Geschäftsführung gleichermaßen lesbar.
Meilensteine markieren echte Entscheidungspunkte, keine Zwischenschritte.
Häufige Strukturfehler vermeiden:
Fehler |
Besser |
|---|---|
Alle Vorgänge auf einer Ebene ohne Teilprojekte |
Fachliche Abschnitte als Teilprojekte gliedern |
Zu viele Ebenen (mehr als 4) |
Ebenen reduzieren; Detailtiefe in Teilprojektdateien auslagern |
Vorgangsnamen wie „Arbeit an X“, „X fertigstellen“ |
Ergebnisorientierte Namen: „X freigegeben“, „Montage abgeschlossen“ |
Ein Vorgang für eine gesamte Phase (6 Monate) |
Phasen in steuerbare Vorgänge aufteilen (max. 2-4 Wochen) |
Meilensteine für jeden Vorgang |
Meilensteine nur für Freigaben, Liefertermine und Phasenübergänge |
Verknüpfungen als Strukturprüfung:
Wenn Vorgänge nach dem Verknüpfen keine logische Reihenfolge ergeben oder der kritische Weg unverständlich ist, liegt oft ein Strukturproblem vor. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst die Struktur, bevor Sie Verknüpfungen anpassen.
Rollenbedarf vor Mitarbeiterzuordnung planen¶
Der häufigste Fehler in der Ressourcenplanung: Mitarbeiter werden direkt zugeordnet, bevor der qualifikationsbasierte Bedarf geklärt ist. Das führt zu Überlastungen, die erst spät sichtbar werden, und zu Kapazitätsentscheidungen ohne belastbare Grundlage.
Das Prinzip:
Vorgänge erhalten zuerst Rollen (berufliche Qualifikationen), keine Namen.
Der Kapazitätsabgleich zeigt, ob genügend Personen mit dieser Qualifikation verfügbar sind.
Erst nach dem Kapazitätsabgleich werden konkrete Mitarbeiter zugeordnet.
Wann dieser Weg lohnt:
Mehrere Mitarbeiter kommen für dieselbe Tätigkeit infrage.
Arbeitszeiten, Urlaub oder Abwesenheiten relevant sind.
Mehrere Projekte um denselben Ressourcenpool konkurrieren.
Überlastungen vor der verbindlichen Planung erkannt werden sollen.
Wann direkte Zuordnung ausreicht:
Kleines Projekt mit wenigen klar zugeordneten Personen.
Der Projektleiter kennt die Verfügbarkeit aus dem Kopf.
Keine Konkurrenz mit anderen Projekten.
Qualifikation vor Name — praktische Umsetzung:
Vergeben Sie im Vorgangseigenschaften-Dialog unter Rollen zuerst eine berufliche Qualifikation (z. B. „Schweißer“, „Konstrukteur“, „Projektleiter“). Tragen Sie im Feld Anzahl ein, wie viele Personen mit dieser Qualifikation benötigt werden. Erst nach dem Kapazitätsabgleich wechseln Sie zu Mitarbeiter und ordnen konkrete Personen zu.
Nach der Mitarbeiterzuordnung prüfen:
Entsteht Unterdeckung im Kapazitätsabgleich?
Stimmt die berufliche Qualifikation des Mitarbeiters mit der zugeordneten Rolle überein?
Sind Arbeitszeiten und arbeitsfreie Tage des Mitarbeiters korrekt gepflegt?
Ist die Zuordnung auch im Portfolio-Kontext plausibel?
Portfolio-Review vorbereiten¶
Ein Portfolio-Review bereitet Entscheidungen vor, keine Berichte. Der Unterschied ist wichtig: Ein Bericht zeigt den Stand. Ein Review bringt Entscheidungsträger dazu, Prioritäten, Ressourcen oder Termine zu verändern.
Vor dem Review vorbereiten:
Aktualisieren Sie diese Daten im Vorfeld:
Projektstatus aller aktiven Projekte (geplant / aktiv / kritisch / pausiert / abgeschlossen)
Prioritäten der Projekte im Portfolio
Basisplan-Stand und aktueller Fortschrittsgrad je Projekt
Ressourcenauslastung im Portfoliozeitraum (Kapazitätsabgleich über alle Projekte)
Projektübergreifende Verknüpfungen mit Verzögerungen
Drei Kernfragen für den Review:
Ist das Portfolio machbar? Reicht die verfügbare Kapazität für alle aktiven Projekte?
Welche Projekte sind gefährdet? Wo entstehen Terminverzögerungen oder Ressourcenengpässe?
Was ist zu entscheiden? Welche Priorität, Ressource oder welcher Termin muss geändert werden?
Entscheidungsvorlage aus Rillsoft Project erstellen:
Portfolio öffnen, alle Projekte nach Priorität sortieren.
Kapazitätsabgleich Personal projektspezifisch prüfen — welches Projekt beansprucht welche Qualifikation am stärksten?
Projekte für Simulation temporär aus der Berechnung nehmen und Ressourcensituation vergleichen.
Terminlage und Überschneidungen im Portfolio-Gantt prüfen.
Ergebnis als Screenshot oder Excel-Ausgabe für den Review vorbereiten.
Häufige Review-Fehler:
Der Review findet statt, aber die Daten im Tool sind nicht aktuell.
Es werden Projektstatusberichte präsentiert, aber keine Entscheidungen getroffen.
Ressourcenengpässe werden benannt, aber nicht mit Prioritäten verbunden.
Simulationsszenarien werden diskutiert, aber nicht dokumentiert.
Mehr zur Portfolio-Analyse: Portfolio-Analyse vertiefen
Basisplan richtig speichern¶
Der Basisplan ist der Vergleichsmaßstab für den Soll-Ist-Vergleich. Wann er gespeichert wird, entscheidet über die Qualität jeder späteren Abweichungsanalyse.
Zu früh gespeichert:
Wenn der Basisplan gespeichert wird, bevor Ressourcenzuordnung, Kapazitätsabgleich oder wesentliche Planungsänderungen abgeschlossen sind, vergleicht der Soll-Ist-Vergleich den aktuellen Plan mit einem unreifen Planungsstand. Das Ergebnis sind irreführende Abweichungen.
Zu spät gespeichert:
Wenn kein Basisplan existiert, wenn Änderungen bereits eingetreten sind, fehlt die Referenz. Ein nachträglicher Basisplan bildet dann nicht den vereinbarten Plan ab, sondern den Ist-Stand — und hat damit keinen Steuerungswert.
Richtiger Zeitpunkt:
Speichern Sie den Basisplan, wenn:
Der Terminplan fachlich geprüft und freigegeben ist.
Ressourcenbedarf und Kapazitätsabgleich abgeschlossen sind.
Wesentliche Mitarbeiterzuordnungen vorgenommen wurden.
Kosten, Aufwände und Meilensteine verbindlich sind.
Das Projekt offiziell in die Umsetzungsphase übergeht.
Mehrere Basispläne gezielt nutzen:
Rillsoft Project erlaubt mehrere gespeicherte Basispläne. Nutzen Sie das gezielt:
Basisplan 1: Ursprünglicher freigegebener Plan.
Basisplan 2: Revidierter Plan nach genehmigter Planänderung.
Basisplan 3: Planung nach Erweiterung oder Scope-Change.
Jeder neue Basisplan sollte dokumentieren, warum er gespeichert wurde (Notizen im Basisplan-Dialog).
Was kein Basisplan ersetzt:
Ein Basisplan ersetzt keine Dokumentation von Planänderungen. Halten Sie wesentliche Änderungen zusätzlich im Projektprotokoll oder Statusbericht fest — der Basisplan allein erklärt nicht, warum der Plan geändert wurde.
Mehr zur Basisplan-Arbeit: Basisplan speichern und Fortschritt erfassen