Multiprojektplanung steuern¶

Multiprojektplanung wird wichtig, wenn mehrere Projekte dieselben Ressourcen, Termine oder fachlichen Abhängigkeiten teilen. Rillsoft Project unterstützt dafür das Sammelprojekt, projektübergreifende Verknüpfungen und die gemeinsame Ressourcenplanung.

Sammelprojekt verwenden¶

Das Sammelprojekt ist das operative Werkzeug für die Multiprojektplanung. Es erlaubt die gemeinsame Bearbeitung mehrerer Projekte in einer Ansicht und kann projektübergreifende Verknüpfungen zwischen Vorgängen aus verschiedenen Projekten sichtbar machen.

Typische Einsatzfälle:

• Mehrere Teilprojekte oder Lose eines Großprojekts werden getrennt gepflegt und gemeinsam geplant.

• Vorgänge in verschiedenen Projekten haben direkte Abhängigkeiten.

• Ein Projektleiter verantwortet mehrere Projekte, die dieselben Ressourcen beanspruchen.

• Projektleiter oder PMO benötigen eine operative Gesamtsicht auf mehrere Projektpläne.

Neues Sammelprojekt erstellen¶

Ziel: Mehrere Projekte werden in einer gemeinsamen Planungsansicht bearbeitet.

So gehen Sie im lokalen Betrieb vor:

1. Klicken Sie auf Datei > Neues Sammelprojekt.

2. Klicken Sie im Dialog Projektauswahl für Sammelprojekt auf Verzeichnis hinzufügen.

3. Wählen Sie das Verzeichnis mit den Projektdateien aus.

4. Markieren Sie die einzubindenden Projekte.

5. Klicken Sie auf OK.

Ergebnis: Das Sammelprojekt öffnet sich mit den gewählten Projekten in einer kombinierten Ansicht.

Im Betrieb mit Rillsoft Integration Server oder Rillsoft Cloud legen Sie Sammelprojekte über die entsprechende Integration-Server-Schnittstelle an und öffnen sie dort zentral.

Sammelprojekt aktuell halten¶

Einzelprojekte können weiterhin von ihren Projektleitern bearbeitet werden. Aktualisieren Sie deshalb das Sammelprojekt regelmäßig.

Klicken Sie auf Datei > Sammelprojekt neu laden, um die aktuellen Stände aller eingebundenen Projekte zu laden.

Projektübergreifende Verknüpfungen pflegen¶

Projektübergreifende Verknüpfungen beschreiben Abhängigkeiten zwischen Vorgängen aus unterschiedlichen Projekten. Beispiel: Ein Vorgang in Projekt B kann erst beginnen, wenn ein Vorgang in Projekt A abgeschlossen ist.

So erstellen Sie eine projektübergreifende Verknüpfung:

1. Öffnen Sie das Portfolio oder Sammelprojekt, in dem beide Projekte enthalten sind.

2. Wählen Sie über Start > Einfügen > Verknüpfung die passende Verknüpfungsart.

3. Ziehen Sie mit der Maus vom Vorgänger-Vorgang im Quellprojekt zum Nachfolger-Vorgang im Zielprojekt.

4. Tragen Sie bei Bedarf eine Verzögerung ein.

5. Bestätigen Sie die Verknüpfung.

Wenn keine Verzögerung eingetragen wird, berechnet Rillsoft Project die Verzögerung aus den aktuellen Positionen der verknüpften Vorgänge.

Verknüpfungen kontrollieren und bereinigen¶

Projektübergreifende Verknüpfungen können sich verändern, wenn sich Termine in einem der beteiligten Projekte verschieben. Prüfen Sie sie deshalb regelmäßig.

So gehen Sie vor:

1. Öffnen Sie Projekt > Rillsoft Integration Server > Projektübergreifende Verknüpfungen.

2. Prüfen Sie die Übersicht der Verknüpfungen.

3. Vergleichen Sie freigegebene Verzögerung, berechnete Verzögerung und Reserve.

4. Achten Sie auf rot markierte Abweichungen.

5. Markieren Sie bei Bedarf Verschieben.

6. Verwenden Sie Automatisch setzen, um mehrere Abweichungen auszugleichen.

Projektübergreifende Abhängigkeiten sichtbar machen¶

Für Statusberichte und Abstimmungen zwischen Projektleitern ist eine Übersicht aller Abhängigkeiten wichtig.

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf Start > Eigenschaften > Info.

2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Projektübergreifende Verknüpfungen.

3. Prüfen Sie die Liste der Verknüpfungen zwischen Vorgängen unterschiedlicher Projekte.

Diese Übersicht zeigt, welche Projekte voneinander abhängig sind und welche Verzögerungen aus diesen Abhängigkeiten entstehen.

Ressourcen über mehrere Projekte planen¶

Die projektübergreifende Ressourcenplanung ist der zentrale Mehrwert von Portfolio und Sammelprojekt. Sie zeigt, ob dieselben Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig eingeplant sind.

So prüfen Sie die Auslastung:

1. Öffnen Sie das Portfolio oder Sammelprojekt.

2. Wechseln Sie zur Ansicht Kapazitätsabgleich Personal.

3. Prüfen Sie die Gesamtauslastung je Mitarbeiter über alle Projekte.

4. Identifizieren Sie rot markierte Perioden.

5. Öffnen Sie die zugehörigen Vorgänge und Projekte, die zur Überlastung beitragen.

Mögliche Maßnahmen bei projektübergreifender Überlastung:

• Vorgänge zeitlich verschieben

• Aufwand auf mehrere Mitarbeiter mit gleicher beruflicher Qualifikation verteilen

• einen anderen passenden Mitarbeiter aus dem Ressourcenpool zuordnen

• Projekte nach Priorität bewerten

• weniger priorisierte Projekte verschieben oder pausieren

Projektpriorisierung für Ressourcenentscheidungen nutzen¶

Wenn mehrere Projekte um dieselben Ressourcen konkurrieren, hilft die Projektpriorität bei der Entscheidung.

So pflegen Sie die Priorität:

1. Öffnen Sie die Projekteigenschaften über Start > Eigenschaften > Projekt > Allgemein.

2. Tragen Sie im Feld Priorität einen numerischen Wert ein.

3. Verwenden Sie niedrigere Werte für höhere Priorität.

4. Speichern Sie das Projekt.

Im Portfolio kann die Projektliste nach Priorität sortiert werden. Nutzen Sie diese Reihenfolge als Entscheidungsgrundlage, wenn Engpässe nicht vollständig aufgelöst werden können.

Typische Fehler¶

• Projekte im Portfolio verwenden unterschiedliche Ressourcenpools.

• Prioritäten sind veraltet oder nicht einheitlich gepflegt.

• Projektübergreifende Verknüpfungen werden angelegt, aber nicht regelmäßig geprüft.

• Ressourcenengpässe werden im Einzelprojekt betrachtet, obwohl andere Projekte dieselben Mitarbeiter beanspruchen.

• Sammelprojekt und Portfolio werden fachlich verwechselt.

Verwandte Themen¶

• Projektportfolio aufbauen

• Portfolio-Analyse

• Kapazitätsabgleich durchführen