Soll-Ist-Vergleich und Projektsteuerung¶

Dieser Bereich erklärt, wie Sie einen laufenden Projektplan gegen den geplanten Stand prüfen, Abweichungen bewerten und Steuerungsentscheidungen vorbereiten.

Rillsoft Project verbindet Projektsteuerung mit Terminplanung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Ein Basisplan hält den geplanten Stand fest. Fortschrittsdaten, Stichtag, Ist-Aufwand und aktuelle Zuordnungen zeigen anschließend, ob Termine, Aufwand, Ressourcen und Kosten noch im erwarteten Rahmen liegen.

Wann Sie diesen Bereich verwenden¶

Verwenden Sie die Projektsteuerung, wenn:

• ein freigegebener Termin- oder Ressourcenplan überwacht werden soll

• der aktuelle Projektstand mit einem früheren Planstand verglichen werden muss

• Terminabweichungen, Aufwandabweichungen oder Kostenabweichungen sichtbar werden

• Ressourcenüberlastungen, ausgefallene Ressourcen oder nicht zugeordneter Rollenaufwand die Umsetzung gefährden

• Projektleiter, PMO oder Geschäftsführung eine belastbare Entscheidungsgrundlage benötigen

Grundprinzip¶

Projektsteuerung beantwortet nicht nur die Frage, wie weit ein Projekt ist. Sie klärt vor allem, ob der aktuelle Stand noch zum freigegebenen Plan passt.

Der Arbeitsablauf besteht aus fünf Schritten:

1. Basisplan speichern

   Speichern Sie einen Planstand, sobald Termine, Ressourcenbedarf, Zuordnungen und Kosten als verbindliche Grundlage dienen sollen.

2. Fortschritt erfassen

   Pflegen Sie den abgeschlossenen Prozentsatz, Ist-Aufwand oder andere Fortschrittsinformationen an den relevanten Vorgängen.

3. Stichtag setzen

   Legen Sie fest, bis zu welchem Datum der Fortschritt bewertet wird. Der Stichtag trennt die bisherige Umsetzung von der weiteren Planung.

4. Soll-Ist-Vergleich auswerten

Vergleichen Sie den aktuellen Projektstand mit dem ausgewählten Basisplan. Prüfen Sie Termine, Aufwand, Kosten, Rollen, Personal, Material und Maschinen.

5. Steuerungsentscheidung vorbereiten

   Entscheiden Sie, ob Termine angepasst, Ressourcen geklärt, Zuordnungen geändert, Kosten geprüft oder ein neuer Basisplan gespeichert werden muss.

Stichtag setzen¶

Der Stichtag ist das Datum, zu dem der Soll-Ist-Vergleich berechnet wird. Er bestimmt, welche Vorgänge zum Bewertungsdatum abgeschlossen, begonnen oder noch offen sein sollten.

Wozu dient der Stichtag?

• Fortschrittsbalken und Abweichungen im Gantt-Diagramm beziehen sich auf den Stichtag.

• Vorgänge, die vor dem Stichtag enden sollten, aber noch nicht abgeschlossen sind, werden als verspätet sichtbar.

• Der Stichtag ist unabhängig vom Systemdatum. Sie können dadurch auch frühere oder geplante Bewertungsstände analysieren.

Stichtag setzen:

1. Wählen Sie Start > Eigenschaften > Projekt und das Feld Stichtag.

2. Wählen Sie das Datum aus dem Kalender.

3. Bestätigen Sie die Auswahl.

Im Gantt-Diagramm erscheint eine vertikale Linie am Stichtagsdatum.

Stichtag entfernen:

Setzen Sie den Stichtag auf ein leeres Datum oder deaktivieren Sie ihn über dasselbe Menü.

Für den laufenden Betrieb wird empfohlen, den Stichtag regelmäßig auf das aktuelle Bewertungsdatum zu setzen, zum Beispiel täglich oder wöchentlich vor dem Statusabgleich.

Welche Abweichungen wichtig sind¶

Ergebnis¶

Nach Abschluss der Projektsteuerung sollten Sie wissen:

• welche Vorgänge oder Teilprojekte vom Plan abweichen

• ob die Abweichung Termine, Aufwand, Kosten oder Ressourcen betrifft

• ob der Projektendtermin gefährdet ist

• ob Ressourcenengpässe die Ursache der Abweichung sind

• ob ein neuer Basisplan nötig ist oder der bestehende Basisplan weiter als Referenz dient

• welche Punkte in den Statusbericht gehören

Nächste Schritte¶

• Basisplan speichern und Fortschritt erfassen

• Soll-Ist-Vergleich durchführen

• Planabweichungen bewerten

• Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung

• Projektportfolio und Multiprojektmanagement