Orientierung für neue Nutzer¶

Dieser Abschnitt beantwortet grundlegende Fragen, die neue Anwender häufig zu Beginn haben. Die Antworten helfen dabei, die richtige Vorgehensweise von Anfang an zu wählen.

Welche Ansicht nutze ich wofür?¶

Rillsoft Project bietet verschiedene Ansichten. Sie schalten zwischen Ansichten über das Menüband unter Start um.

Vorgangsansichten - für Terminplanung und Strukturierung¶

Ressourcenansichten - für Auslastung und Personaleinsatz¶

Kapazitätsansichten - für den Abgleich von Bedarf und Angebot¶

Soll-Ist-Vergleich-Ansichten - für Projektsteuerung und Controlling¶

Welche Stammdaten brauche ich vor der Planung?¶

Bevor Sie ein realistisches Projekt planen können, müssen bestimmte Stammdaten im Ressourcenpool vorhanden sein. Ohne diese Grundlagen können Termine und Ressourcenauslastung nicht korrekt berechnet werden.

Zwingend erforderlich vor der ersten Planung:

Kalender

Legt fest, welche Tage Arbeitstage sind und wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wird. Prüfen Sie den Standardkalender auf korrekte Feiertage und Arbeitszeiten, bevor Sie mit der Planung beginnen.

Rollen als berufliche Qualifikationen

Beschreiben, welche fachlichen Fähigkeiten für Vorgänge benötigt werden, zum Beispiel Konstrukteur, Projektleiter oder Elektriker. Rollen ermöglichen qualifikationsbasierte Planung, bevor konkrete Mitarbeiter bekannt sind.

Mitarbeiter

Personen, die den Projekten zugeteilt werden. Zu jedem Mitarbeiter gehören Name, berufliche Qualifikationen, Arbeitszeitmodell und individueller Kalender mit Urlaub, Krankheit und anderen arbeitsfreien Tagen.

Empfohlen, aber nicht sofort zwingend:

Teams

Sinnvoll, wenn Sie nach Abteilungen oder Projektgruppen planen möchten.

Material

Relevant, wenn Sie neben Personalaufwand auch Materialverbrauch planen und kontrollieren möchten.

Maschinen und Maschinenarten

Relevant für Unternehmen, die Maschinenkapazitäten in die Projektplanung einbeziehen.

Projektkategorien, Projektstatus, Projektkunden

Verwaltungsmetadaten für die Portfolio-Auswertung. Nicht für die Terminplanung erforderlich, aber hilfreich für die strukturierte Übersicht über mehrere Projekte.

Wann arbeite ich mit Vorgängen, Teilprojekten oder Sammelprojekten?¶

Die Strukturierungsebenen in Rillsoft Project haben unterschiedliche Aufgaben.

Vorgänge sind die grundlegenden Arbeitseinheiten. Alles, was Dauer, Ressourcen und Abhängigkeiten hat, ist ein Vorgang. Für einfache Projekte mit bis zu 30 bis 50 Vorgängen reicht häufig eine flache Vorgangsliste aus.

Teilprojekte gliedern ein Projekt in logische Abschnitte. Verwenden Sie Teilprojekte, wenn:

• das Projekt mehr als 30 bis 50 Vorgänge hat

• eine klare thematische oder organisatorische Struktur vorhanden ist

• verschiedene Projektphasen eigene Anfangs- und Endtermine haben

• Teilbereiche von verschiedenen Projektleitern verantwortet werden

Teilprojekte sind Teil desselben Projekts und teilen denselben Ressourcenpool.

Sammelprojekte fassen mehrere separate Projekte aus unterschiedlichen Dateien in einer Ansicht zusammen. Verwenden Sie Sammelprojekte, wenn:

• mehrere voneinander unabhängige Projekte gemeinsam geplant werden müssen

• projektübergreifende Abhängigkeiten zwischen Projekten bestehen

• Ressourcen über mehrere Projekte hinweg gesteuert werden sollen, ohne ein vollständiges Portfolio anzulegen

Projektportfolio ist der umfassendste Ansatz. Verwenden Sie ein Portfolio, wenn:

• viele parallele Projekte aktiv sind

• eine strategische Übersicht über alle Projekte, deren Status und deren Ressourcenbedarf benötigt wird

• Prioritäten zwischen Projekten verglichen und bewertet werden sollen

Wann brauche ich den Ressourcenpool?¶

Der Ressourcenpool ist das zentrale Stammdatenverzeichnis für Personen, berufliche Qualifikationen, Kalender, Maschinen und weitere Ressourcen. Er ist Pflicht für jede belastbare Ressourcenplanung.

Sie brauchen den Ressourcenpool immer dann, wenn:

• Sie planen möchten, welche Mitarbeiter oder beruflichen Qualifikationen für ein Projekt benötigt werden.

• Sie Überlastungen erkennen und vermeiden möchten, bevor Termine verbindlich werden.

• mehrere Projekte dieselben Mitarbeiter beanspruchen und Sie den Gesamtbedarf steuern wollen.

• Sie einen Kapazitätsabgleich durchführen möchten.

• Sie Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und arbeitsfreie Tage in die Terminberechnung einbeziehen möchten.

Sie können ohne Ressourcenpool arbeiten, wenn:

• Sie nur einen ersten groben Terminplan erstellen und Ressourcen noch nicht kennen.

• das Projekt sehr klein ist und Sie Aufwände und Kapazitäten nicht verfolgen müssen.

• Sie Rillsoft Project ausschließlich als Terminplanungswerkzeug nutzen.

Ein Ressourcenpool für mehrere Projekte¶

Wenn mehrere Projekte dieselben Mitarbeiter nutzen, müssen alle Projekte auf denselben Ressourcenpool verweisen. Nur so kann Rillsoft Project die Gesamtauslastung korrekt berechnen und im Portfolio oder Sammelprojekt anzeigen.

Welche Schritte sind für eine belastbare Projektplanung zwingend?¶

Eine belastbare Projektplanung in Rillsoft Project erfordert mehr als eine Liste von Vorgängen mit Terminen. Die folgenden Schritte sind die Grundlage dafür, dass der Plan die Realität abbildet.

Nächste Schritte¶

• Projektplanung

• Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung

• Personaleinsatzplanung