Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung

Dieser Bereich erklärt, wie Rillsoft Project Ressourcenbedarf und Ressourcenangebot trennt und vor der konkreten Mitarbeiterzuordnung prüft, ob genügend Arbeitskapazität vorhanden ist.

Die zentrale Idee lautet:

  • Ressourcenbedarf entsteht aus dem Projektplan: Vorgänge, Zeitraum, Aufwand und erforderliche berufliche Qualifikationen.

  • Ressourcenangebot entsteht aus dem Ressourcenpool: Mitarbeiter, berufliche Qualifikationen, Arbeitszeiten, Kalender und arbeitsfreie Tage.

  • Kapazitätsabgleich stellt Bedarf und Angebot gegenüber und macht Engpässe sichtbar, bevor konkrete Mitarbeiter den Vorgängen zugeordnet werden.

Referenzbild ressourcenpool_personal.png

Wann Sie diesen Bereich verwenden

Verwenden Sie diese Vorgehensweise, wenn:

  • mehrere Mitarbeiter für ähnliche Tätigkeiten infrage kommen

  • berufliche Qualifikationen wichtiger sind als einzelne Namen

  • Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit oder andere arbeitsfreie Tage berücksichtigt werden müssen

  • mehrere Projekte oder Teilprojekte um dieselben Kapazitäten konkurrieren

  • Sie Engpässe erkennen möchten, bevor die Personaleinsatzplanung verbindlich wird

Für kleine Projekte mit wenigen Mitarbeitern kann eine direkte Mitarbeiterzuordnung ausreichend sein. Diese Variante gehört zur Personaleinsatzplanung.

Grundprinzip: Bedarf und Angebot trennen

Rillsoft Project stellt Funktionen bereit für: Ressourcen erfassen, Rollen anlegen, Personal anlegen, Ressourcen zuordnen, Ressourcenansichten und Kapazitätsansichten. In dieser Anwendungshilfe werden diese Funktionen zu einem Arbeitsablauf zusammengeführt.

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal.png

Prozessablauf: Terminplan \(\rightarrow\) Rollenbedarf \(\rightarrow\) Kapazitätsabgleich \(\rightarrow\) Mitarbeiterzuordnung

Der Arbeitsablauf besteht aus vier Schritten:

  1. Ressourcenbedarf planen

    Sie ordnen Vorgängen berufliche Qualifikationen zu. Dadurch beschreiben Sie, welche Art von Arbeitsleistung das Projekt braucht.

  2. Ressourcenangebot prüfen

    Sie prüfen im Ressourcenpool, welche Mitarbeiter diese beruflichen Qualifikationen besitzen und wann sie verfügbar sind.

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  1. Arbeitszeiten und arbeitsfreie Tage berücksichtigen

    Sie prüfen Kalender, Arbeitszeitmodelle, Schichtkalender, Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten. Diese Daten bestimmen, wie viel Arbeitskapazität tatsächlich verfügbar ist.

  2. Kapazitätsabgleich durchführen

    Sie stellen Ressourcenbedarf und Ressourcenangebot gegenüber. Dadurch sehen Sie, ob Kapazitäten ausreichen oder Engpässe entstehen.

Rollen als berufliche Qualifikationen

In Rillsoft Project werden Rollen für die qualifikationsbasierte Planung verwendet. In dieser neuen Hilfe werden Rollen deshalb als berufliche Qualifikationen erklärt.

Beispiele:

  • Konstrukteur

  • Projektleiter

  • Schweißer

  • Monteur

  • Meister

  • Geselle

Rollen können in Gruppen organisiert und mit Qualifikationsstufen, Kosten und Notizen gepflegt werden. Für die Ressourcenplanung ist wichtig: Der Vorgang benötigt zunächst eine berufliche Qualifikation, nicht zwingend sofort einen bestimmten Mitarbeiter.

Ressourcenpool als Quelle des Ressourcenangebots

Der Ressourcenpool ist die fachliche Grundlage für das Ressourcenangebot. Dort werden unter anderem gepflegt:

  • Kalender

  • Rollen beziehungsweise berufliche Qualifikationen

  • Teams

  • Mitarbeiter

  • Material

  • Maschinenarten

  • Maschinenpark

Bemerkung

Die direkte Zuordnung von Teams an Vorgänge ist in Rillsoft Project nur in der Standard-Version möglich. In der Light-, Professional- und Enterprise-Version erhalten Vorgänge ihre Team-Zuordnung indirekt über die zugeordneten Mitarbeiter und deren Teamzugehörigkeit im Ressourcenpool.

Für die Personal-Kapazitätsplanung sind besonders wichtig:

  • berufliche Qualifikationen der Mitarbeiter

  • Arbeitszeiten und Kalender

  • Schichtkalender

  • arbeitsfreie Tage

  • Teamzugehörigkeiten

  • Produktivität

  • Eintritts- und Austrittsdatum

Kapazitätsabgleich als Entscheidungspunkt

Der Kapazitätsabgleich beantwortet nicht nur die Frage, welcher Mitarbeiter zugeordnet wird. Er beantwortet zuerst die wichtigere Frage:

Reicht das verfügbare Ressourcenangebot für den geplanten Ressourcenbedarf aus?

Erst wenn diese Frage geklärt ist, sollte bei größeren oder kapazitätskritischen Projekten die konkrete Personaleinsatzplanung erfolgen.

Ressourcenansichten strukturieren

Wenn Sie Engpässe oder freie Kapazitäten genauer analysieren möchten, strukturieren Sie Ressourcen- und Kapazitätsansichten nach mehreren Merkmalen. So sehen Sie nicht nur, dass ein Mitarbeiter überlastet ist oder bei einer beruflichen Qualifikation Unterdeckung besteht, sondern auch, in welchem Projekt, mit welcher Rolle und in welchem Team die Belastung entsteht.

Typische Strukturierungen sind:

  • Personal

  • Rolle beziehungsweise berufliche Qualifikation

  • Team

  • Projekt

  • Personal nach Projekt

  • Rolle nach Personal

  • Projekt nach Rolle und Personal

Diese Sicht ist besonders nützlich, wenn mehrere Projekte um dieselben Mitarbeiter konkurrieren oder wenn Rollenbedarf zuerst fachlich geplant und erst später konkreten Mitarbeitern zugeordnet wird.

Ergebnis dieses Bereichs

Nach Abschluss der Ressourcenplanung wissen Sie:

  • welche beruflichen Qualifikationen das Projekt benötigt

  • in welchem Zeitraum der Bedarf entsteht

  • welche Mitarbeiter im Ressourcenpool diese Qualifikationen besitzen

  • welche Arbeitszeiten und arbeitsfreien Tage die Verfügbarkeit einschränken

  • ob Engpässe entstehen

  • ob der Terminplan, der Ressourcenpool oder die spätere Mitarbeiterzuordnung angepasst werden muss

Nächste Schritte

Wenn der Kapazitätsabgleich ausreichend Kapazität zeigt, wechseln Sie zur Personaleinsatzplanung und ordnen passende Mitarbeiter zu.