Zusammenarbeit im Team organisieren

Rillsoft Project mit Rillsoft Integration Server oder Rillsoft Cloud macht gleichzeitiges Arbeiten technisch möglich. Damit die gemeinsame Planung verlässlich bleibt, braucht das Team zusätzlich klare Spielregeln.

Checkliste vor dem Start

Punkt

Empfehlung

Verantwortung je Projekt

Für jedes Projekt ist genau ein Projektleiter verantwortlich. Andere öffnen das Projekt schreibgeschützt.

Gemeinsamer Ressourcenpool

Alle Projekte, die zusammen geplant oder bewertet werden, verwenden denselben Ressourcenpool. Siehe Ressourcenpool mit Rillsoft Integration Server erstellen und auswählen.

Verantwortung für den Ressourcenpool

Eine benannte Person pflegt Mitarbeiter, Rollen und Kalender im Ressourcenpool.

Verzeichnisstruktur

Verzeichnisse je Vorhaben, Team oder Abteilung anlegen. Über Verzeichnisrechte wird gesteuert, wer welche Projekte sieht und ändern darf.

Sperrmodus

Im Team einheitlich festlegen, meist pessimistisch. Siehe Gleichzeitig an Projekten arbeiten.

Sammelprojekte

Festlegen, wer Sammelprojekte anlegt und pflegt, zum Beispiel die Gesamtprojektleitung.

Projektübergreifende Verknüpfungen

Nur für echte fachliche Abhängigkeiten setzen und festlegen, wer sie prüft.

Status und Priorität

In jedem Projekt einheitlich pflegen, damit Sammelprojekt und Portfolio sinnvoll sortiert werden können.

Abstimmungsrhythmus

Feste Termine, zum Beispiel eine wöchentliche Statusrunde, vor denen Sammelprojekt bzw. Portfolio neu geladen werden.

Eine Verzeichnisstruktur je Team kann zum Beispiel so aussehen:

Verzeichnisstruktur im Rillsoft Integration Server mit Verzeichnissen je Sammelprojekt und Team

Verzeichnisse, Benutzer und Rechte richtet die Administration im Rillsoft Integration Server ein. Siehe Integration Server einrichten und betreiben.

Ablauf im Alltag

  1. Gemeinsamen Ressourcenpool festlegen und verbinden.

  2. Projekte mit Status, Priorität und Verantwortlichen pflegen.

  3. Jeder Projektleiter bearbeitet sein eigenes Projekt.

  4. Die Gesamtprojektleitung öffnet das Sammelprojekt, PMO oder Geschäftsführung öffnen das Portfolio.

  5. Projektübergreifende Verknüpfungen nur dort setzen, wo echte fachliche Abhängigkeiten bestehen.

  6. Kapazitätsabgleich über alle beteiligten Projekte prüfen.

  7. Verzögerungen, Verknüpfungsabstände und Engpässe regelmäßig in Statusrunden auswerten.

Typische Fehler

  • Projekte im Sammelprojekt oder Portfolio verwenden unterschiedliche Ressourcenpools.

  • Mehrere Personen ändern dasselbe Projekt, ohne dass die Verantwortung geklärt ist.

  • Projekte bleiben über lange Zeit gesperrt.

  • Das Sammelprojekt wird als reine Ablage mehrerer Projekte verstanden, statt es für die gemeinsame Planung zu nutzen.

  • Projektübergreifende Verknüpfungen werden zu häufig gesetzt und nicht geprüft.

  • Ressourcenkonflikte werden nur im Einzelprojekt geprüft, obwohl andere Projekte dieselben Mitarbeiter beanspruchen.

Verwandte Themen

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