Basisplan speichern und Fortschritt erfassen

Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur aussagekräftig, wenn Sie einen klaren Referenzstand haben. Dieser Referenzstand ist der Basisplan. Er hält fest, welche Termine, Aufwände, Ressourcen und Kosten zu einem bestimmten Zeitpunkt geplant waren.

Steuerungszyklus: Basisplan \(\rightarrow\) Ist-Erfassung \(\rightarrow\) Soll-Ist-Vergleich \(\rightarrow\) Bericht

Speichern Sie einen Basisplan, wenn der Projektplan fachlich freigegeben ist oder wenn Sie einen wichtigen Planstand dokumentieren möchten. Das kann vor Projektstart, nach einer größeren Umplanung oder vor einem Statusmeeting sinnvoll sein.

Basisplan speichern

Ziel: Der freigegebene Planstand steht als Vergleichsbasis zur Verfügung.

So gehen Sie vor:

  1. Prüfen Sie, ob Termine, Vorgänge, Ressourcenbedarf, Mitarbeiterzuordnungen und Kosten plausibel sind.

  2. Öffnen Sie Projekt > Basisplan > Hinzufügen.

Referenzbild basisplan_hinzufuegen_menue.png

  1. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel Freigabe Planung 2026-05.

  2. Bestätigen Sie den Dialog.

Ergebnis: Rillsoft Project speichert den aktuellen Projektstand als Basisplan. Sie können mehrere Basispläne im Projekt führen und damit unterschiedliche Planstände dokumentieren.

Basisplan auswählen

Ziel: Der richtige Referenzplan wird für den Vergleich verwendet.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie Projekt > Basisplan > Auswählen.

  2. Wählen Sie den gewünschten Basisplan aus der Liste.

  3. Bestätigen Sie die Auswahl.

Basisplan-Menü mit Auswahl Basisplan-Liste mit Auswahl

Verwenden Sie für Statusberichte immer denselben Basisplan, solange der ursprüngliche Plan weiter gültig ist. Wechseln Sie den Basisplan nur bewusst, zum Beispiel nach einer genehmigten Neuplanung.

Basisplan löschen

Basispläne dokumentieren frühere Planstände. Das Löschen ist eine dauerhafte Aktion. Löschen Sie einen Basisplan deshalb nur, wenn er fachlich nicht mehr benötigt wird.

Wann löschen?

  • Testbasispläne, die versehentlich gespeichert wurden.

  • Veraltete Basispläne, die Auswertungen unübersichtlich machen.

  • Alte Planstände, die nach einem Projektneustart nicht mehr relevant sind.

Nicht löschen, wenn:

  • Der Basisplan für laufende oder zukünftige Soll-Ist-Vergleiche benötigt wird.

  • Der Basisplan als Vertragsgrundlage oder Nachweis gegenüber Auftraggebern dient.

  • Statusberichte oder Auswertungen noch auf diesen Basisplan verweisen.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie Projekt > Basisplan > Löschen.

  2. Wählen Sie den Basisplan aus der Liste aus, der gelöscht werden soll.

  3. Klicken Sie auf Löschen.

  4. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Basisplan-Menü mit Löschen-Schaltfläche Basisplan-Liste mit Auswahl zum Löschen

Das Löschen eines Basisplans kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bewahren Sie den Basisplan auf oder exportieren Sie den Projektstand vor dem Löschen.

Dynamischen Basisplan verwenden

Ein dynamischer Basisplan ist sinnvoll, wenn es mehrere gespeicherte Basispläne gibt und Vorgänge zu unterschiedlichen Zeitpunkten fortgeschrieben wurden.

Referenzbild basisplan_dynamisch.png

Rillsoft Project kann dann je Vorgang automatisch einen passenden Referenzstand verwenden:

  • Für noch nicht begonnene Vorgänge wird der zeitlich letzte gespeicherte Basisplan verwendet.

  • Für begonnene Vorgänge wird der Basisplan verwendet, der vor der letzten Fortschrittserfassung gespeichert wurde.

Voraussetzungen:

  • Es gibt mehrere gespeicherte Basispläne.

  • Fortschritt oder Ist-Aufwand wird regelmäßig gepflegt.

Bemerkung

Je mehr Basispläne in einem Projekt gespeichert werden, desto größer wird die Projektdatei. Speichern Sie deshalb Basispläne gezielt an fachlich wichtigen Punkten, nicht nach jeder kleinen Änderung.

Fortschritt erfassen

Ziel: Der aktuelle Umsetzungsstand ist an den Vorgängen hinterlegt.

Sie können Fortschritt auf mehreren Wegen erfassen:

  • im Vorgangseigenschaftsfenster auf dem Register Allgemein

  • über das Kontextmenü eines Vorgangs

  • direkt in der Gantt-Diagramm-Tabelle, wenn die passenden Spalten eingeblendet sind

Referenzbild task_property_general.png

Erfassen Sie je Vorgang mindestens den abgeschlossenen Prozentsatz. Den Fortschritt (Prozentsatz Abgeschlossen) tragen Sie direkt in Rillsoft Project ein.

Wichtig

Rückmeldungen (Ist-Aufwand, Zeiterfassung) können Sie bzw. zugewiesene Mitarbeiter nur in der Rillsoft Integration Server Oberfläche eintragen. In Rillsoft Project können Sie die Zeiterfassung nur lesen, nachdem sie im Integration Server eingetragen wurde.

Stichtag setzen

Der Stichtag ist das Datum, bis zu dem der Fortschritt bewertet wird. Er macht sichtbar, welche Vorgänge bis dahin hätten begonnen oder abgeschlossen sein sollen.

Setzen Sie den Stichtag vor dem Soll-Ist-Vergleich. Danach prüfen Sie:

  • Welche Vorgänge sind zum Stichtag verspätet?

  • Welche Vorgänge haben Fortschritt, obwohl sie laut Plan noch nicht begonnen haben?

  • Welche Vorgänge sind begonnen, aber nicht ausreichend aktualisiert?

  • Welche Ressourcenprobleme erklären die Abweichung?

Typische Fehler

  • Der Basisplan wird erst gespeichert, nachdem das Projekt bereits verändert wurde.

  • Der falsche Basisplan wird für den Vergleich ausgewählt.

  • Fortschrittswerte werden unregelmäßig oder nur für einzelne Vorgänge gepflegt.

  • Der Stichtag wird verschoben, ohne die Fortschrittsdaten zu aktualisieren.

  • Ein neuer Basisplan ersetzt die Analyse der Abweichung, obwohl die Ursache noch nicht geklärt ist.

Verwandte Themen

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