Portfolio-Analyse

Die Portfolio-Analyse dient der gemeinsamen Bewertung aller laufenden Projekte. Sie beantwortet Fragen wie: Welche Projekte sind auf Kurs? Wo entstehen Ressourcenengpässe? Welche Projekte gefährden durch ihre Termin- oder Ressourcenlage andere Projekte?

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Portfolio-Analyse durchführen

Ziel: Sie erhalten eine belastbare Übersicht über Status, Priorität, Terminlage und Ressourcensituation aller Projekte.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie das Portfolio.

  2. Klicken Sie auf Start > Eigenschaften > Info.

  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte Portfolioüberblick.

  4. Prüfen Sie die Projekte mit Kategorie, Status, Priorität, Kunde, Anfang und Ende.

  5. Wählen Sie bei Bedarf über Portfolio auswählen ein anderes Portfolio für den Überblick.

Im Portfolioüberblick können Sie steuern, welche Projekte in die Kapazitätsberechnung einbezogen werden. Aktivierte Projekte werden berücksichtigt. Deaktivierte Projekte werden ausgeblendet und nicht in die Ressourcenverfügbarkeitsberechnung einbezogen.

Diese Möglichkeit eignet sich für Simulationen. Beispiel: Sie können ein Projekt temporär ausblenden und prüfen, wie sich die Ressourcensituation ohne dieses Projekt verändert.

Projekte vergleichen

Vergleichen Sie Projekte nicht nur nach Endtermin. Für Portfolioentscheidungen sind mehrere Perspektiven wichtig.

Perspektive

Fragestellung

Geeignete Sicht

Status

Welche Projekte sind geplant, aktiv, pausiert oder abgeschlossen?

Portfolioüberblick, Filter im Gantt-Diagramm

Priorität

Welche Projekte müssen bei Engpässen bevorzugt werden?

Projektsortierung nach Priorität

Termine

Welche Projekte überschneiden sich kritisch?

Gantt-Diagramm, kritischer Weg, verspätete Vorgänge

Personal

Welche Mitarbeiter sind projektübergreifend überlastet?

Kapazitätsabgleich Personal, Personalauslastung projektspezifisch

Rollen

Welche beruflichen Qualifikationen fehlen über mehrere Projekte hinweg?

Rollenauslastung projektspezifisch

Engpassprojekte erkennen

Ein Engpassprojekt ist ein Projekt, das durch Terminlage oder Ressourcenbedarf andere Projekte behindert oder bei Verzögerungen eine Kettenreaktion im Portfolio auslösen kann.

Anzeichen für ein Engpassprojekt:

  • Das Projekt beansprucht in bestimmten Zeiträumen einen hohen Anteil einer knappen beruflichen Qualifikation.

  • Die Endtermine liegen eng vor Anfangsterminen nachgelagerter Projekte.

  • Das Projekt enthält verspätete Vorgänge auf dem kritischen Weg.

  • Das Projekt verursacht Überlastung bei Schlüsselpersonen.

  • Projektübergreifende Verknüpfungen zeigen geringe Reserve oder negative Zeitabstände.

So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie das Einzelprojekt oder prüfen Sie es im Portfolio.

  2. Prüfen Sie im Kapazitätsabgleich Personal, bei welchen Rollen oder Qualifikationen in kritischen Phasen Unterdeckung besteht.

  3. Öffnen Sie Start > Eigenschaften > Info > Verspätete Vorgänge.

  4. Analysieren Sie den kritischen Weg.

  5. Prüfen Sie, ob Engpassressourcen an kritischen Vorgängen beteiligt sind.

  6. Entscheiden Sie, ob Ressourcen umverteilt, Termine verschoben oder Prioritäten geändert werden müssen.

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal_projekt.png

Risiken aus Termin- und Ressourcenlage ableiten

Portfolio-Risiken entstehen oft durch die Kombination von Terminlage und Ressourcensituation.

Terminrisiken

Projekte mit verspäteten Vorgängen auf dem kritischen Weg sind besonders kritisch. Jede weitere Verzögerung kann den Projektendtermin verschieben und nachgelagerte Projekte beeinflussen.

Ressourcenrisiken

Projekte mit wenigen Schlüsselpersonen oder seltenen beruflichen Qualifikationen sind anfällig für Ausfälle, Urlaub, Krankheit oder parallele Belastung durch andere Projekte.

Abhängigkeitsrisiken

Projektübergreifende Verknüpfungen können dazu führen, dass eine Verzögerung in einem Projekt direkt ein anderes Projekt belastet.

Prioritätsrisiken

Wenn Prioritäten nicht gepflegt sind, werden Ressourcenentscheidungen unscharf. Dann konkurrieren Projekte um dieselben Mitarbeiter, ohne dass eine belastbare Entscheidungsregel vorhanden ist.

Entscheidungsgrundlagen für Geschäftsführung und PMO erstellen

Portfolio-Analyse sollte nicht nur Informationen sammeln. Sie soll Entscheidungen vorbereiten.

Für einen Portfolio-Statusbericht sind besonders relevant:

  • Portfolioüberblick mit Status, Priorität und Endtermin aller Projekte

  • Liste verspäteter Projekte

  • Projekte mit Ressourcenengpässen

  • kritische berufliche Qualifikationen

  • projektübergreifende Verknüpfungen mit geringer Reserve

  • Simulationen, zum Beispiel Auswirkung einer Projektpause oder Prioritätsänderung

Für Ressourcenentscheidungen sind besonders relevant:

  • Kapazitätsabgleich Personal über alle Projekte

  • Personalauslastung projektspezifisch

  • Rollenauslastung für kritische Qualifikationen

  • Priorität der betroffenen Projekte

  • Auswirkungen auf Endtermine und nachgelagerte Projekte

Export und Weiterverarbeitung

Portfolioauswertungen können für externe Berichte weiterverarbeitet werden. Verwenden Sie Exportfunktionen, wenn Ergebnisse in Office-Dokumenten, Präsentationen oder Abstimmungsunterlagen benötigt werden.

Typische Exportziele:

  • Microsoft Excel für Tabellen und Auswertungen

  • XML, wenn Daten in anderen Projektmanagement-Systemen weiterverarbeitet werden sollen

  • PDF oder Druckausgabe für statische Berichte

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Typische Fehler

  • Portfolioanalyse wird nur als Terminübersicht verstanden.

  • Ressourcenengpässe werden nicht mit Projektprioritäten verbunden.

  • Einzelne Projekte werden bewertet, ohne projektübergreifende Verknüpfungen zu prüfen.

  • Simulationen werden nicht dokumentiert.

  • Statusberichte nennen Risiken, aber keine Entscheidungsempfehlung.

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