Statusbericht vorbereiten

Ein Statusbericht soll nicht nur den aktuellen Projektstand beschreiben. Er soll zeigen, ob das Projekt steuerbar ist und welche Entscheidungen nötig sind.

Nutzen Sie den Soll-Ist-Vergleich, Projektinformationen und Ressourcenansichten, um den Bericht auf überprüfbare Daten zu stützen.

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Vorbereitung

Bevor Sie den Statusbericht erstellen, prüfen Sie:

  • Ist der richtige Basisplan ausgewählt?

  • Ist der Stichtag gesetzt?

  • Sind Fortschritt und Ist-Aufwand aktuell?

  • Sind bekannte Abwesenheiten und arbeitsfreie Tage eingetragen?

  • Sind Ressourcenengpässe aus dem Kapazitätsabgleich berücksichtigt?

  • Sind Kosten- und Finanzierungsdaten aktuell genug für eine Aussage?

Inhalte des Statusberichts

Ein belastbarer Statusbericht enthält:

  • aktueller Stand zum Stichtag

  • wichtigste Terminabweichungen

  • wichtigste Aufwandabweichungen

  • wichtigste Kostenabweichungen

  • Ressourcenengpässe und nicht zugeordneter Rollenaufwand

  • Risiken für kritischen Weg, Endtermin und Budget

  • getroffene Maßnahmen

  • offene Entscheidungen

  • Empfehlung für nächste Schritte

Abweichungen verständlich formulieren

Beschreiben Sie Abweichungen immer mit Ursache und Wirkung.

Weniger hilfreich:

  • „Vorgang ist verspätet.“

  • „Kosten sind höher.“

  • „Ressource ist überlastet.“

Besser:

  • „Der Vorgang Montage vorbereiten liegt drei Arbeitstage hinter dem Basisplan, weil der zugeordnete Mitarbeiter wegen arbeitsfreier Tage nicht verfügbar war. Der Nachfolger liegt auf dem kritischen Weg.“

  • „Der Ist-Aufwand für Konstruktion liegt über dem Basisplan. Dadurch steigen die erwarteten Personalkosten und die verfügbare Kapazität für zwei Folgeprojekte sinkt.“

  • „Der Rollenbedarf Konstrukteur ist im Zeitraum der Kalenderwochen 22 bis 24 nicht vollständig mit Mitarbeitern abgedeckt.“

Entscheidungsbedarf sichtbar machen

Kennzeichnen Sie, welche Punkte eine Entscheidung benötigen:

Frage

Typische Entscheidung

Endtermin gefährdet?

Termin verschieben, Umfang ändern oder zusätzliche Kapazität bereitstellen.

Ressourcen fehlen?

Mitarbeiter umplanen, externe Kapazität prüfen oder Projekt priorisieren.

Aufwand steigt?

Restaufwand bestätigen, Budget prüfen oder Planung anpassen.

Kosten steigen?

Finanzierung, Budgetfreigabe oder Leistungsumfang klären.

Portfolio betroffen?

Prioritäten mit PMO oder Geschäftsführung abstimmen.

Status im Portfolio-Kontext

Wenn das Projekt Teil eines Portfolios ist, reicht der Blick auf das Einzelprojekt nicht aus. Prüfen Sie zusätzlich:

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  • Welche anderen Projekte nutzen dieselben Mitarbeiter?

  • Führt eine Umplanung zu neuen Engpässen im Portfolio?

  • Ändert sich die Projektpriorität?

  • Sind projektübergreifende Verknüpfungen betroffen?

  • Muss die Geschäftsführung zwischen konkurrierenden Projektzielen entscheiden?

Ergebnis

Nach der Vorbereitung sollte der Statusbericht klar beantworten:

  • Ist das Projekt im Plan?

  • Welche Abweichungen sind kritisch?

  • Welche Ursachen sind bekannt?

  • Welche Maßnahmen wurden bereits eingeleitet?

  • Welche Entscheidung wird benötigt?

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