Projektplanung

Dieser Bereich erklärt, wie Sie aus einer Projektidee einen belastbaren Terminplan erstellen. Im Mittelpunkt stehen Projektstruktur, Vorgänge, Teilprojekte, Verknüpfungen, kritischer Weg, Puffer und die Prüfung des Terminplans.

Die konkrete Mitarbeiterzuordnung gehört nicht in die Projektplanung. Sie wird in der Ressourcenplanung und in der Personaleinsatzplanung behandelt.

Ziel der Projektplanung

Am Ende der Projektplanung soll ein Terminplan vorliegen, der fachlich verständlich, logisch verknüpft und prüfbar ist.

Ein guter Terminplan beantwortet diese Fragen:

  • Welche Arbeitseinheiten müssen erledigt werden?

  • Welche Vorgänge gehören fachlich zusammen?

  • Welche Vorgänge hängen voneinander ab?

  • Welche Vorgänge bestimmen den Endtermin?

  • Wo gibt es Puffer oder Reservezeit?

  • Ist der geplante Endtermin realistisch?

Projektstruktur aufbauen

Beginnen Sie mit einer fachlichen Gliederung des Projekts. Erfassen Sie nicht sofort Details, sondern klären Sie zuerst die Struktur.

Typische Strukturierung:

  • Projekt

  • Teilprojekt

  • Vorgang

  • Meilenstein

  • Verknüpfung

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Verwenden Sie Teilprojekte, wenn mehrere Vorgänge fachlich zusammengehören, zum Beispiel nach Phase, Gewerk, Abteilung, Lieferobjekt oder Standort.

Vorgänge planen

Vorgänge sind die planbaren Arbeitseinheiten im Projekt. Sie enthalten Dauer, Termine, Aufwand, Verknüpfungen und später auch Ressourcenbedarf.

Sie können Vorgänge auf mehreren Wegen erstellen:

  • über Start > Vorgang

  • durch Zeichnen eines Balkens im Gantt-Diagramm

  • über das Kontextmenü im Diagrammbereich

Referenzbild connect_edit_art_menu.png

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. Erfassen Sie zuerst die wichtigsten Vorgänge.

  2. Formulieren Sie Vorgangsnamen eindeutig und ergebnisorientiert.

  3. Legen Sie Anfang, Ende oder Dauer nur so detailliert fest, wie es fachlich nötig ist.

  4. Gliedern Sie größere Abschnitte mit Teilprojekten.

  5. Setzen Sie Meilensteine für wichtige Entscheidungspunkte oder Liefertermine.

Gute Vorgangsnamen beschreiben eine konkrete Arbeit oder ein konkretes Ergebnis, zum Beispiel:

  • Konstruktion freigeben

  • Material bestellen

  • Montage vorbereiten

  • Abnahme durchführen

Teilprojekte verwenden

Teilprojekte helfen, große Projektpläne übersichtlich zu strukturieren. Sie können ein leeres Teilprojekt erstellen oder markierte Vorgänge zu einem neuen Teilprojekt zusammenfassen.

Referenzbild project_new_3.png

Verwenden Sie Teilprojekte, wenn:

  • ein Projekt viele Vorgänge enthält

  • mehrere Vorgänge fachlich zusammengehören

  • ein Projekt nach Phasen, Bereichen oder Standorten gegliedert werden soll

  • einzelne Abschnitte separat geplant, geprüft oder optimiert werden sollen

Typisches Vorgehen:

  1. Erfassen Sie die Vorgänge auf oberster Ebene.

  2. Markieren Sie die Vorgänge, die zusammengehören.

  3. Erstellen Sie daraus ein Teilprojekt.

  4. Benennen Sie das Teilprojekt eindeutig.

  5. Prüfen Sie, ob Anfang und Ende des Teilprojekts zu den enthaltenen Vorgängen passen.

Meilensteine setzen

Meilensteine markieren wichtige Termine ohne eigene Dauer. Sie eignen sich für Freigaben, Liefertermine, Prüfungen, Abnahmen oder Phasenübergänge.

Setzen Sie Meilensteine sparsam und gezielt. Zu viele Meilensteine machen den Plan unübersichtlich; zu wenige erschweren die Steuerung.

Vorgänge verknüpfen

Verknüpfungen beschreiben logische Abhängigkeiten zwischen Vorgängen. Ohne Verknüpfungen stehen Vorgänge nur nebeneinander; mit Verknüpfungen entsteht ein berechenbarer Ablaufplan.

Rillsoft Project unterstützt diese Verknüpfungsarten:

Verknüpfungsart

Bedeutung

Ende-Anfang

Der Nachfolger kann erst beginnen, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.

Anfang-Anfang

Der Nachfolger kann nicht früher als der Vorgänger beginnen.

Ende-Ende

Der Nachfolger kann nicht vor Abschluss des Vorgängers beendet werden.

Anfang-Ende

Der Nachfolger kann nicht vor Beginn des Vorgängers beendet werden.

Unvereinbare Vorgangsgruppe

Vorgänge dürfen nicht gleichzeitig ausgeführt werden.

Für die meisten Ablaufpläne ist Ende-Anfang der Standardfall.

Verknüpfungen erstellen

Typisches Vorgehen:

  1. Wählen Sie die passende Verknüpfungsart.

  2. Verbinden Sie Vorgänger und Nachfolger im Gantt-Diagramm, Netzplan oder Balkennetzplan.

  3. Prüfen Sie die entstandene Verbindung.

  4. Tragen Sie bei Bedarf einen Zeitabstand oder eine Verzögerung ein.

  5. Prüfen Sie den berechneten Terminplan.

Referenzbild ganttdiagramm.png

Zeitabstände können positiv oder negativ sein:

  • positiver Zeitabstand: Wartezeit zwischen Vorgänger und Nachfolger

  • negativer Zeitabstand: Überlappung zwischen Vorgänger und Nachfolger

Zeitabstände können absolut, kalendarisch oder relativ zum Vorgänger definiert werden. Verwenden Sie solche Abstände bewusst, damit der Plan nachvollziehbar bleibt.

Verknüpfungen prüfen und ändern

Prüfen Sie Verknüpfungen immer dann, wenn sich Termine unerwartet verschieben.

Typische Prüffragen:

  • Ist die gewählte Verknüpfungsart fachlich richtig?

  • Gibt es unnötige Abhängigkeiten?

  • Gibt es fehlende Abhängigkeiten?

  • Ist eine Verzögerung oder Überlappung nachvollziehbar?

  • Wurde ein Vorgang bereits begonnen und darf deshalb nicht mehr beliebig geändert werden?

Bestehende Verknüpfungen können über die Verbindungslinie oder das Eigenschaftsfenster geändert werden. Änderungen sind nur sinnvoll, wenn sie den fachlichen Ablauf besser abbilden und nicht nur einen Termin „passend machen“.

Kritischen Weg analysieren

Der kritische Weg zeigt die Vorgänge, die den Endtermin bestimmen. Verschiebt sich ein Vorgang auf dem kritischen Weg, verschiebt sich in der Regel auch der Projektendtermin.

Gantt mit rotem kritischen Weg

Nutzen Sie den kritischen Weg, um zu entscheiden:

  • welche Vorgänge besonders überwacht werden müssen

  • wo Terminrisiken entstehen

  • welche Verzögerungen den Endtermin gefährden

  • welche Vorgänge nicht weiter verzögert werden dürfen

Der kritische Weg ist keine eigene Planungsmethode, sondern ein Ergebnis der Terminlogik. Er ist nur aussagekräftig, wenn Vorgänge, Dauern und Verknüpfungen plausibel gepflegt sind.

Puffer und Reservezeit bewerten

Puffer und Reservezeit zeigen, wie weit Vorgänge verschoben werden können, ohne andere Termine oder den Projektendtermin zu gefährden.

Reservezeit berechnen

Die Reservezeit hilft besonders bei diesen Fragen:

  • Welche Vorgänge haben Spielraum?

  • Welche Vorgänge sind terminlich kritisch?

  • Welche Änderungen sind möglich, ohne den Endtermin zu gefährden?

  • Wo kann eine Verschiebung genutzt werden, um Ressourcen zu entlasten?

Terminplan prüfen und stabilisieren

Ein Terminplan ist erst dann belastbar, wenn er geprüft wurde.

Prüfen Sie mindestens:

  • Sind alle wichtigen Vorgänge erfasst?

  • Sind Teilprojekte sinnvoll abgegrenzt?

  • Gibt es Vorgänge ohne notwendige Verknüpfung?

  • Gibt es unplausible Dauern?

  • Gibt es überflüssige oder falsche Verknüpfungen?

  • Ist der kritische Weg nachvollziehbar?

  • Gibt es realistische Puffer?

  • Entspricht der berechnete Endtermin dem Projektziel?

Wenn der berechnete Endtermin nicht zum Zieltermin passt, ändern Sie nicht blind einzelne Termine. Prüfen Sie zuerst:

  1. Verknüpfungen

  2. Dauern

  3. Teilprojektgrenzen

  4. Puffer und Reservezeit

  5. Ressourcenbedarf und Kapazitäten

Projekt neu laden

In einer Multiuser-Umgebung kann der aktuell geöffnete Projektstand veraltet sein. Änderungen anderer Projektleiter oder Bearbeiter werden erst sichtbar, wenn das Projekt neu geladen wird.

Wichtig nach dem Projektneuladen:

  • Prüfen Sie den Terminplan erneut.

  • Prüfen Sie die Ressourcenauslastung.

  • Prüfen Sie die kritischen Wege.

  • Prüfen Sie die Teilprojekte.

  • Prüfen Sie die Verknüpfungen.

Projekt optimieren

Die Projektoptimierung hat das Ziel, einen vorgegebenen Endtermin zu erreichen und die Ressourcenauslastung möglichst gleichmäßig zu halten.

Wichtig für die Projektplanung:

  • Fixierte Vorgänge sollen bei Optimierungsläufen nicht verschoben werden.

  • Festgelegte Termine von Teilprojekten werden berücksichtigt.

  • Einzelne Teilprojekte können separat optimiert werden.

  • Bei Personalressourcen wirkt die Zuordnungshierarchie Mitarbeiter, Teams, Rollen.

Nutzen Sie Optimierung erst, wenn der Grundplan fachlich sauber ist. Ein schlecht strukturierter Plan wird durch Optimierung nicht automatisch besser.

Häufige Planungsfehler

Vermeiden Sie besonders diese Fehler:

  • Vorgänge ohne klare fachliche Bedeutung

  • zu große Vorgänge, die nicht steuerbar sind

  • fehlende Verknüpfungen

  • zu viele manuell gesetzte Termine

  • Verknüpfungen, die nur zur kosmetischen Terminverschiebung dienen

  • Teilprojekte ohne klare fachliche Grenze

  • Ressourcenfragen, bevor die Terminlogik belastbar ist

Ergebnis der Projektplanung

Nach Abschluss dieses Bereichs sollte Ihr Projekt:

  • eine klare Struktur besitzen

  • realistische Vorgänge enthalten

  • fachlich sinnvolle Teilprojekte verwenden

  • logisch verknüpft sein

  • einen nachvollziehbaren kritischen Weg zeigen

  • Puffer und Reservezeit sichtbar machen

  • bereit für Ressourcenplanung und Kapazitätssteuerung sein

Nächste Schritte

Wenn der Terminplan fachlich stabil ist, planen Sie den Ressourcenbedarf über berufliche Qualifikationen und prüfen anschließend das Ressourcenangebot.