Vorlagen strategisch verwenden¶
Vorlagen beschleunigen wiederkehrende Planung und sichern Standards. Expertenwissen zu Vorlagen beginnt nicht bei „Speichern als Vorlage“, sondern bei der Frage, welche Projektteile standardisiert werden sollen.
Was als Vorlage geeignet ist¶
Geeignet:
wiederkehrende Projektphasen
Standard-Teilprojekte
wiederkehrende Vorgangspakete
Standard-Meilensteine
Angebots- oder Auftragsstrukturen
typische Ablaufketten mit Verknüpfungen
Nicht geeignet:
einmalige Sonderpläne
veraltete Ressourcen- oder Kalenderstände
Projektpläne mit konkreten Mitarbeitern, die nicht allgemein gültig sind
Vorlagen ohne fachlichen Eigentümer
Dateivorlagen oder Servervorlagen?¶
- Dateivorlagen
Geeignet für einzelne Projektleiter oder lokale Planung.
- Integration-Server-Vorlagen
Geeignet für Organisationen mit mehreren Planern, PMO-Standards und zentraler Datenhaltung.
Vorlagenqualität prüfen¶
Vor dem Einsatz prüfen:
Sind Vorgangsnamen aktuell?
Sind Verknüpfungen fachlich richtig?
Sind Rollen beziehungsweise berufliche Qualifikationen statt konkreter Mitarbeiter verwendet?
Passt der Ressourcenpool?
Sind Termine relativ verwendbar oder müssen sie nach Einfügen angepasst werden?
Sind Notizen und Kosten noch gültig?
Governance¶
Für zentrale Vorlagen sollte festgelegt werden:
fachlicher Eigentümer
Änderungsprozess
Freigabe
Versionierung
Gültigkeitsbereich
Ablageort
Typische Fehler¶
Vorlagen enthalten alte konkrete Mitarbeiterzuordnungen.
Vorlagen werden lokal kopiert und entwickeln sich auseinander.
PMO-Standards sind nicht in Vorlagen abgebildet.
Vorlagen werden eingefügt, aber danach nicht auf Kalender, Ressourcen und Termine geprüft.