Praxisbeispiele für typische Planungssituationen

Dieser Artikel beschreibt vier typische Einsatzsituationen von Rillsoft Project und erklärt, welche Planung, Einstellungen und Ansichten in diesen Situationen besonders relevant sind.

Kleines Team: direkter Planungsansatz

Situation: Ein Projekt mit 5-15 Personen, klaren Zuständigkeiten und überschaubarer Projektstruktur. Die meisten Mitarbeiter arbeiten an genau einem Projekt. Urlaubs- und Abwesenheitsplanung läuft über eine einfache Tabelle oder per Absprache.

Empfohlener Ansatz:

Für kleine Teams ist der direkte Planungsansatz ohne vorgelagerten Kapazitätsabgleich oft ausreichend:

  1. Projekt erstellen, Teilprojekte und Vorgänge anlegen.

  2. Verknüpfungen setzen und kritischen Weg prüfen.

  3. Mitarbeiter direkt den Vorgängen zuordnen (ohne vorherige Rollenzuordnung).

  4. Auslastung der Mitarbeiter in der Personal-Ansicht prüfen.

  5. Basisplan speichern und Fortschritt pflegen.

Welche Ansichten helfen:

  • Gantt-Diagramm für Terminplanung und Vorgangszuordnung

  • Personal-Ansicht zur Auslastungskontrolle

  • Personal-Gantt für den zeitlichen Verlauf der Mitarbeiterzuordnungen

Ressourcenpool-Empfehlung:

Für kleine Teams reicht ein einfacher Ressourcenpool mit Mitarbeitern, Kalender und wenigen Rollen. Kein Integration Server nötig; dateibasierter Betrieb ist ausreichend.

Wann der direkte Ansatz an Grenzen stößt:

  • Mitarbeiter beginnen, in mehreren Projekten gleichzeitig eingeplant zu sein.

  • Überlastungen treten regelmäßig und unerwartet auf.

  • Qualifikationsplanung (wer darf was?) wird relevant.

  • Urlaubstage müssen zuverlässig im Kapazitätsabgleich berücksichtigt werden.

Ab diesem Punkt lohnt der qualifikationsbasierte Ansatz mit Kapazitätsabgleich. Mehr dazu: Kapazitätsabgleich durchführen

Mehrere parallele Projekte: Ressourcenkonkurrenz steuern

Situation: 3-15 Projekte laufen gleichzeitig und greifen auf denselben Mitarbeiterpool zu. Projektleiter sehen nur ihr eigenes Projekt; zentrale Ressourcensteuerung fehlt oder ist aufwendig. Engpässe entstehen durch Doppelzuordnungen, die erst spät auffallen.

Empfohlener Ansatz:

  1. Gemeinsamen Ressourcenpool einrichten und zentral pflegen.

  2. Vorgänge zuerst mit Rollen (berufliche Qualifikationen) planen — nicht sofort mit Mitarbeiternamen.

  3. Kapazitätsabgleich Personal projektspezifisch regelmäßig auswerten: Welches Projekt beansprucht welche Qualifikation am stärksten?

  4. Portfolio einrichten: Alle aktiven Projekte im Portfolio zusammenfassen.

  5. Rollenauslastung pro Projekt prüfen, bevor Mitarbeiterzuordnungen verbindlich werden.

Portfoliosteuerung:

Im Portfolio können Projekte nach Priorität sortiert und für Simulationen temporär ein- oder ausgeblendet werden. Prüfen Sie regelmäßig:

  • Welche Qualifikation ist der Engpass im nächsten Quartal?

  • Welche Projekte könnten bei Personalausfall betroffen sein?

  • Welche Mitarbeiter sind in mehr als zwei Projekten eingeplant?

Schlüssel-Ansichten für Multiprojektbetrieb:

Ohne Integration Server:

Mehrere Projekte können über ein Sammelprojekt oder als einzelne Dateien mit gemeinsamem Ressourcenpool dateibasiert betrieben werden. Das funktioniert für 3-8 Projekte mit 1-3 Planern. Bei mehr Projekten oder Planern empfiehlt sich der Integration Server.

Mit Integration Server:

Zentrale Datenhaltung, Mehrbenutzerbetrieb und projektübergreifende Verknüpfungen. Mehr dazu: Multiprojektplanung vertiefen

Engpassqualifikation: knappe Ressource steuern

Situation: Eine berufliche Qualifikation ist im Unternehmen selten (z. B. Zertifizierungsingenieur, spezieller CAD-Experte, Schweißer mit Sonderschein). Mehrere Projekte benötigen diese Qualifikation gleichzeitig. Es gibt keine Möglichkeit, die Kapazität kurzfristig zu erhöhen.

Ziel: Den Engpass sichtbar machen, Entscheidungen fundiert treffen und den Terminplan an die reale Kapazitätslage anpassen.

Schritt 1: Engpass sichtbar machen

  1. Vorgänge mit der Engpassqualifikation gezielt über Rollen planen.

  2. Kapazitätsabgleich Personal öffnen: Engpass erscheint als Unterdeckung in der Qualifikationszeile.

  3. Kapazitätsabgleich Personal projektspezifisch: Welches Projekt beansprucht die Qualifikation wann und wie stark?

Schritt 2: Prioritäten klären

Ohne Prioritätsentscheidung lässt sich kein Engpass auflösen. Klären Sie mit Projektleitung oder PMO:

  • Welches Projekt hat Priorität bei dieser Qualifikation?

  • Welche Projekte können warten, ohne kritische Termine zu gefährden?

  • Gibt es temporäre Alternativen (Unterstützung durch Rollen mit ähnlichen Qualifikationen, externe Ressource, Schulung)?

Schritt 3: Terminplan und Zuordnungen anpassen

Nach der Prioritätsentscheidung:

  • Vorgänge aus niederprioritären Projekten zeitlich verschieben, bis die Engpassqualifikation wieder verfügbar ist.

  • Projektübergreifenden Kapazitätsabgleich erneut prüfen.

  • Mitarbeiterzuordnungen gemäß Priorität verbindlich machen.

Schritt 4: Engpass überwachen

Pflegen Sie die Rollenauslastungs-Ansicht als festes Steuerungsinstrument:

  • Wöchentliche Prüfung der Engpassqualifikation im Kapazitätsabgleich.

  • Neuzuordnungen sofort auf Engpasswirkung prüfen.

  • Änderungen im Projektplan und ihre Auswirkung auf den Engpass regelmäßig kommunizieren.

Ressourcenpool-Qualität:

Ein Engpass ist nur steuerbar, wenn Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Projektplanung im Ressourcenpool vollständig und aktuell gepflegt sind. Lücken im Ressourcenpool machen jede Engpassanalyse unzuverlässig.

Server- und Cloud-Betrieb: Betriebsmodell wählen

Situation: Ein Unternehmen wächst oder die Anforderungen an gemeinsame Planung, zentrale Rechte oder Webzugriff steigen. Es stellt sich die Frage: Standalone-Dateien, Integration Server on-premise oder Cloud?

Die drei Betriebsmodelle im Vergleich:

Kriterium

Standalone (Dateien)

Integration Server (on-premise)

Cloud

Anzahl Planer

1-3

3-50+

1-50+

Gemeinsamer Ressourcenpool

Manuell synchronisieren

Zentral, automatisch

Zentral, automatisch

Mehrbenutzerbetrieb

Nicht möglich

Ja, mit Sperren

Ja, mit Sperren

Webzugriff (Rückmeldung, Urlaub)

Nicht verfügbar

Ja (eigener Server)

Ja (gehostet)

IT-Infrastruktur

Keine Serverinfrastruktur nötig

Eigene Serverumgebung, zentrale Datenbank, Installation und Wartung durch IT

Keine eigene Serverinfrastruktur

Datensicherung

Eigene Verantwortung

Eigene Verantwortung

Beim Anbieter

Rechtemanagement

Keines (Dateizugriff)

Vollständig (Benutzer, Rollen, Verzeichnisse)

Vollständig

Entscheidungshinweise:

Standalone-Betrieb wählen, wenn: * Ein einzelner Projektleiter oder ein kleines Team ohne zentrale Koordination arbeitet. * Keine Anforderungen an Webzugriff, Zeiterfassung oder zentrale Rechte bestehen. * Schnelle Einführung ohne IT-Aufwand entscheidend ist.

Integration Server on-premise wählen, wenn: * Mehrere Projektleiter gemeinsam planen und denselben Ressourcenpool nutzen. * Rechteabgrenzung, Audit-Trail oder DMS erforderlich sind. * Die Organisation eigene Server betreibt und Datensouveränität wichtig ist. * Webfunktionen wie Rückmeldung, Urlaubsplanung und Timeline benötigt werden.

Cloud wählen, wenn: * Keine eigene IT-Infrastruktur vorhanden oder gewünscht ist. * Projektplaner und Mitarbeiter von verschiedenen Standorten oder remote arbeiten. * Schnelle Bereitstellung und Skalierbarkeit entscheidend sind.

Migration vom Standalone zum Server:

Der Wechsel von Standalone zu Integration Server ist technisch möglich, erfordert aber Vorbereitung:

  1. Ressourcenpool zentralisieren und bereinigen.

  2. Verzeichnisstruktur und Rechtekonzept modellieren, bevor Projekte migriert werden.

  3. Benutzer anlegen und Rollen festlegen.

  4. Projekte schrittweise in die zentrale Ablage überführen — nicht alle auf einmal.

  5. Parallelbetrieb (lokal + Server) so kurz wie möglich halten, um Dateninkonsistenz zu vermeiden.

Mehr zur Server-Einrichtung: Integration Server einrichten und betreiben

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