Personaleinsatzplanung¶

Dieser Bereich beschreibt die konkrete Zuordnung von Mitarbeitern zu Vorgängen. Er beginnt dort, wo die Projektplanung und Ressourcenplanung die fachliche Grundlage geschaffen haben.

In Rillsoft Project gibt es zwei zulässige Wege:

Mitarbeiter direkt einem Vorgang zuordnen.
Mitarbeiter nach Kapazitätsabgleich zuordnen.

$Prozessablauf: Terminplan $\rightarrow$ Rollenbedarf $\rightarrow$ Kapazitätsabgleich $\rightarrow$ Mitarbeiterzuordnung$

Referenzbild task_property_employee2.png

Abgrenzung zur Ressourcenplanung¶

Die Ressourcenplanung beantwortet die Frage, welcher Bedarf entsteht und ob das Ressourcenangebot grundsätzlich ausreicht.

Die Personaleinsatzplanung beantwortet danach die Frage, welcher konkrete Mitarbeiter welchen Vorgang ausführt.

Diese Trennung ist wichtig:

Ressourcenplanung arbeitet zuerst mit beruflichen Qualifikationen.
Kapazitätsabgleich prüft Bedarf gegen Angebot.
Personaleinsatzplanung macht die Zuordnung verbindlich.

Variante 1: direkte Mitarbeiterzuordnung¶

Die direkte Zuordnung ist sinnvoll, wenn:

nur wenige Mitarbeiter beteiligt sind
das Projekt überschaubar ist
keine komplexen Engpässe erwartet werden
der Projektleiter die Verfügbarkeit gut kennt
keine vorgelagerte qualifikationsbasierte Planung nötig ist

Bei dieser Variante wählen Sie einen Vorgang und ordnen direkt einen Mitarbeiter zu.

Variante 2: Zuordnung nach Kapazitätsabgleich¶

Die Zuordnung nach Kapazitätsabgleich ist der empfohlene Weg, wenn:

mehrere Mitarbeiter dieselbe berufliche Qualifikation besitzen
Rollen beziehungsweise berufliche Qualifikationen vorgeplant wurden
Arbeitszeiten und arbeitsfreie Tage relevant sind
mehrere Projekte um dieselben Kapazitäten konkurrieren
Engpässe vor der verbindlichen Zuordnung erkannt werden sollen

Bei dieser Variante werden Vorgänge zuerst mit beruflichen Qualifikationen geplant. Danach zeigt der Kapazitätsabgleich, ob passende Arbeitskapazität im geplanten Zeitraum verfügbar ist. Erst anschließend werden Mitarbeiter zugeordnet.

Wichtige Ansichten und Funktionen¶

Wichtig! Prüfen Sie vor der Zuordnung, ob Sie mit einem allgemeinen Ressourcenpool arbeiten. Wenn in der Statusleiste das Wort Projektressourcen zu sehen ist, wechseln Sie zum Ressourcenpool.

Für die Personaleinsatzplanung sind besonders relevant:

Gantt-Diagramm für die Zuordnung direkt am Vorgang
Personalansicht für die Zuordnung von Vorgängen zu einem Mitarbeiter
Kapazitätsabgleich Personal für die Zuordnung nach qualifikationsbasierter Planung
Strukturierte Ressourcenansichten für die Analyse nach Personal, Projekt, Team und beruflicher Qualifikation
Filter zur Auswahl aller oder bestimmter Mitarbeiter
Option Nur Vorgänge mit passender Rolle
Register Vorgänge im Ressourceneigenschaftsfenster
Register Person, Kalender und Teambesetzung zur Prüfung der Verfügbarkeit
Zusätzliches Gantt-Diagramm (Start > Zusatzansicht > Balkendiagramm) — Gantt-Diagramm parallel zu einer Ressourcenansicht einblenden
Zusätzliches Ressourcendiagramm (Start > Zusatzansicht > Ressourcendiagramm) — Kapazitätsbedarf und Angebot je Rolle als Diagramm
Zusätzliches Kostendiagramm (Start > Zusatzansicht > Kostendiagramm) — Kostenauswertung parallel zur Ressourcenansicht

Ressourcenansichten für die Zuordnung strukturieren¶

Bei der Personaleinsatzplanung reicht eine einfache Mitarbeiterliste oft nicht aus. Strukturierte Ressourcenansichten zeigen, in welchem Projekt ein Mitarbeiter bereits eingeplant ist, welche berufliche Qualifikation er abdeckt und ob eine geplante Zuordnung im Team- oder Portfolio-Kontext plausibel bleibt.

Typische Strukturen für die Personaleinsatzplanung sind:

Personal > Projekt, wenn Sie prüfen möchten, auf welche Projekte ein Mitarbeiter verteilt ist
Rolle > Personal, wenn Sie passende Mitarbeiter für eine berufliche Qualifikation suchen
Projekt > Rolle > Personal, wenn Sie sehen möchten, welche Qualifikationen in einem Projekt benötigt werden und welche Mitarbeiter sie abdecken
Team > Personal, wenn Sie die Auslastung innerhalb eines Teams bewerten

Referenzbild ansicht_personal.png

Referenzbild kapazitaetsabgleich_personal.png

Öffnen Sie dazu eine Ressourcen- oder Kapazitätsansicht und wählen Sie Start > Gliederung > Struktur.

Diese Analyse ist vor allem vor einer verbindlichen Zuordnung wichtig. Sie hilft zu vermeiden, dass ein Mitarbeiter direkt einem Vorgang zugeordnet wird, obwohl er in einem anderen Projekt bereits ausgelastet ist.

Entscheidungshilfe¶

Situation	Empfohlene Variante
Kleines Projekt, wenige Mitarbeiter, klare Zuständigkeiten	direkte Mitarbeiterzuordnung
Mehrere passende Mitarbeiter mit gleichen beruflichen Qualifikationen	Zuordnung nach Kapazitätsabgleich
Urlaub, Krankheit, Schichtkalender oder arbeitsfreie Tage sind relevant	Zuordnung nach Kapazitätsabgleich
Mehrere Projekte teilen sich dieselben Mitarbeiter	Zuordnung nach Kapazitätsabgleich
Ein einzelner bekannter Mitarbeiter soll bewusst fest eingeplant werden	direkte Mitarbeiterzuordnung, danach Auslastung prüfen

Ergebnis der Personaleinsatzplanung¶

Nach Abschluss der Personaleinsatzplanung sollten Sie wissen:

welcher Mitarbeiter welchem Vorgang zugeordnet ist
mit welcher Auslastung oder welchem Aufwand der Mitarbeiter eingeplant ist
ob die Zuordnung zur beruflichen Qualifikation passt
ob Verfügbarkeit, Kalender und arbeitsfreie Tage berücksichtigt wurden
ob Überlastung oder Mehrbelegung entsteht
ob die Zuordnung auch im Portfolio-Kontext plausibel ist

Nächste Schritte¶

Nach der Zuordnung prüfen Sie Auslastung und Termine. Bei Abweichungen wechseln Sie zurück in Ressourcenplanung, Kapazitätsabgleich oder Projektplanung.